En bref
- Rien n’oblige un pressing à s’équiper d’une caisse ou d’un logiciel. Le cahier reste permis.
- Dès que vous enregistrez les paiements de vos clients particuliers dans un logiciel, ce logiciel doit être inaltérable, sécurisé, conservé et archivé, et vous devez pouvoir le prouver. Gratuit ou payant ne change rien.
- Un tableur où l’on note les encaissements est un mauvais compromis : il se modifie librement, ce qui est précisément ce que la loi interdit pour une caisse.
Le cahier : permis, à condition d’être bien tenu
La loi n’oblige aucun commerçant à avoir une caisse enregistreuse ou un logiciel. L’administration le dit en toutes lettres : l’obligation sur les logiciels de caisse « ne crée pas d’obligation de s’équiper ». Un pressing peut donc tenir ses recettes à la main.
Ce qui reste obligatoire, c’est de pouvoir justifier chaque recette. Deux cas :
- En micro-entreprise, vous tenez un livre des recettes : dans l’ordre des encaissements, la date, l’identité du client ou la référence de la note, la nature de la prestation, le montant et le moyen de paiement. Sans rature, sans blanc, sans ligne sautée.
- Au régime réel, vos recettes entrent dans votre comptabilité. Une tolérance existe pour les petites sommes : les paiements au comptant de moins de 76 € TTC encaissés auprès de particuliers peuvent être inscrits en un seul total en fin de journée, à condition de conserver le détail (souches de tickets, double des notes).
Les limites du cahier sont pratiques plutôt que légales : retrouver une commande six semaines plus tard, savoir ce qui est prêt, prévenir un client, sortir le chiffre du mois. Et un cahier mal tenu, raturé ou incomplet, ne prouve plus grand-chose en cas de contrôle.
Excel ou un tableur : le mauvais compromis
Un tableur n’est pas un problème en soi. S’il sert seulement à rédiger une facture sans garder les données, l’administration considère qu’il ne s’agit pas d’un logiciel de caisse.
Mais beaucoup de pressings s’en servent autrement : une ligne par client, le montant, « payé » ou « pas payé », le total du jour en bas. À partir du moment où le tableur enregistre les paiements de vos clients, il fait office de caisse. Or la règle vise tout logiciel qui a une fonction de caisse, « quelle que soit sa qualification ».
Et un tableur ne peut pas remplir la première condition, l’inaltérabilité : n’importe qui peut changer une case, effacer une ligne, recalculer un total, sans laisser de trace. C’est exactement ce que la loi a voulu empêcher depuis 2018.
Si vous tenez vos encaissements dans un tableur aujourd’hui, deux voies honnêtes : revenir à un cahier tenu proprement, ou passer à un logiciel qui remplit les conditions.
Un logiciel de caisse gratuit : possible, mais il doit être conforme
« Gratuit » ne veut pas dire « hors du champ ». L’administration le précise : les logiciels libres et ceux qu’on obtient gratuitement en ligne sont soumis aux mêmes conditions que les autres.
Concrètement, avant d’adopter un logiciel gratuit pour encaisser :
- Demandez le justificatif. Depuis le 21 février 2026, la conformité se prouve par un certificat d’un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur, à votre nom. Un logiciel gratuit sérieux doit pouvoir vous fournir l’un ou l’autre.
- Méfiez-vous du logiciel libre que vous installez et modifiez vous-même. Dans ce cas, l’administration peut vous considérer vous-même comme l’éditeur : c’est alors à vous d’apporter la preuve de conformité.
- Vérifiez ce que devient l’outil dans deux ans. Un logiciel gratuit qui s’arrête emporte vos données de caisse, que vous devez pourtant conserver.
Faute de justificatif lors d’un contrôle, l’amende prévue est de 7 500 € par logiciel concerné.
Et si vous êtes en franchise de TVA ?
Les entreprises en franchise en base de TVA (article 293 B du code général des impôts, le régime de nombreuses micro-entreprises) ne sont pas soumises à l’obligation de logiciel de caisse sécurisé. Elles gardent en revanche l’obligation de tenir leur livre des recettes. Si vous dépassez les seuils et facturez la TVA, l’obligation s’applique dès que vous encaissez dans un logiciel.
Comment choisir, en pratique
- Moins d’une dizaine de commandes par jour, en franchise de TVA : un cahier bien tenu peut suffire, à condition d’accepter ses limites pour retrouver les vêtements et prévenir les clients.
- Vous facturez la TVA et vous voulez quitter le cahier : choisissez un logiciel qui vous remet un certificat ou une attestation à votre nom, et qui sait gérer le dépôt et le retrait, pas seulement l’encaissement.
- Vous tenez vos encaissements sous Excel : c’est le cas à corriger en premier.
Le détail de ce qu’un logiciel de caisse doit tenir dans un pressing, et des quatre conditions de la loi, est sur notre page Logiciel de caisse pour pressing.
Ce que propose Pressia
Pressia est un logiciel de caisse et de suivi des commandes conçu pour les pressings. Le journal des encaissements y est tenu en écriture seule, clôturé chaque jour et archivé chaque année, et nous remettons l’attestation individuelle de l’éditeur dès l’ouverture de votre abonnement. La formule d’entrée est à 39 € HT par mois, avec un essai de sept jours sans carte bancaire. Voir les tarifs.
Ce texte présente les règles générales ; votre expert-comptable reste la bonne personne pour votre situation précise.
Questions fréquentes
Un pressing est-il obligé d’avoir une caisse enregistreuse ?
Non. La loi n’oblige pas à s’équiper d’une caisse ni d’un logiciel. Elle encadre la caisse ou le logiciel que vous utilisez, si vous en utilisez un pour enregistrer les paiements de vos clients particuliers.
Puis-je noter mes encaissements dans Excel ?
C’est risqué. Un tableur qui enregistre les paiements de vos clients fait office de caisse, et il ne peut pas être inaltérable : tout s’y modifie sans trace. Pour rédiger une facture sans garder les données, en revanche, un tableur n’est pas concerné.
Un logiciel de caisse gratuit est-il légal ?
Oui, s’il remplit les quatre conditions (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage) et si vous pouvez présenter un certificat ou une attestation de l’éditeur à votre nom. La gratuité ne dispense de rien.
Que doit contenir mon livre des recettes en micro-entreprise ?
Dans l’ordre chronologique des encaissements : la date, la référence de la note ou l’identité du client, la nature de la prestation, le montant et le mode de paiement. Sans rature ni blanc, et avec les justificatifs conservés.
Puis-je noter mes petites recettes en un seul total par jour ?
Au régime réel, les paiements au comptant de moins de 76 € TTC encaissés auprès de particuliers peuvent être inscrits globalement en fin de journée, si vous conservez le détail des opérations.
Que risque-t-on avec un logiciel non conforme ?
Une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse, si vous ne pouvez présenter ni certificat ni attestation lors d’un contrôle.
Sources
- Code général des impôts, article 286, I, 3° (inscription globale des recettes de moins de 76 € TTC) et 3° bis (logiciels de caisse) ; article 293 B ; article 1770 duodecies.
- Loi n° 2026-103 du 19 février 2026 de finances pour 2026, article 125.
- BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-10-30 (champ de l’obligation, logiciels gratuits et libres, absence d’obligation de s’équiper).
- Réponse ministérielle à la question écrite n° 7190, JO du 25 décembre 2018 (recettes de moins de 76 €).